TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Coop Hovitie Oy Ltd:n henkilötietolain (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste sisältää tietoa, miten Coop Hovitie Oy Ltd käsittelee henkilötietoja.
Pidätämme oikeuden päivittää tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta tarvittaessa, joten kehoitamme seuraamaan mahdollisia päivityksiä näiltä sivuilta.
Seloste on laadittu 26.01.2022.
1.
Rekisterinpitäjä
Coop Hovitie Oy Ltd,
Mannerheimintie 25 A 4,
00250 Helsinki,
puh. +358 40 5536803
2.
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Satu Hovitie
Coop Hovitie Oy Ltd
Mannerheimintie 25 A 4
00250 Helsinki
sis (at) coophovitie.fi
puh. +358 40 5536803
3.
Rekisterin nimi
Coop Hovitie Oy Ltd:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.
4.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään sopimukseen perustuvan asiakassuhteen, asiakkaan suostumuksen ja sopimuksen perusteella, muun asiallisen yhteyden perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella.
Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään Coop Hovitie Oy Ltd:n asiakassuhteiden hoitamiseen, ylläpitämiseen, kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin sekä yrityksen palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.
Henkilötietoja käsitellään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten sekä ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: henkilön etu- ja sukunimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, markkinointia ja myyntiä edistävät tiedot, kuten uutiskirjeen tilaaminen, tiedot markkinointikiellosta, verkkokäyttäytymistä coophovitie.fi-sivustolla koskevat tiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.
6.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sosiaalisen median palvelujen kautta, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisteristä Coop Hovitie Oy Ltd:n lukuun toimivien tai palveluiden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Tällaisia kolmansia tahoja ovat esimerkiksi tilitoimisto, palvelun tuottamiseen osallistuvat tiimimme alihankkijat, palveluntarjoajat, sisällöntuottajat sekä uutiskirjeen lähettämiseen käytetty järjestelmä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, ja nämä voivat sijaita myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
8.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Fyysiset rekisterit säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallennetut henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen.
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.
10.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11.
Evästeet
Verkkosivusto käyttää evästeitä ("cookies") ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa ("local storage"). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita sivuston käytön analytiikkaan.
Google Analyticsia hyödynnetään sivustomme käyttöön liittyvässä analytiikassa. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua ja sen voimassaoloaika on 30 s – 14 kk. Tästä voi lukea lisää Googlen tietosuojakäytännöstä. Analytiikkakumppanimme käyttämistä tunnisteista voi kieltäytyä ottamalla käyttöön selaimen Do Not Track -toiminnon ja asettamalla selain hylkämään kolmannen osapuolen evästeet.
12.
Linkit kolmansien osapuolien verkkosivustoille
Tämä yksityisyydensuojakäytäntö koskee ainoastaan Coop Hovitie Oy Ltd:n keräämää henkilökohtaista tietoa eikä kolmansien osapuolien verkkosivustoja. Coop Hovitie Oy Ltd ei ole vastuussa kolmansien osapuolien verkkosivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä.